Propuesta Fit Tec

Propuesta Fit Tec
Sistema Operativo: POS, Cierres, Cuentas, Agenda y Suscripciones
Wogo: Quiénes Somos
Somos tres ingenieros apasionados que construyen software de altísima calidad hecho a la medida. Ofrecemos diseño, desarrollo, implementación y evolución de software para empresas pequeñas y medianas en Colombia.
Nuestra misión: demostrar que en Colombia sí se crea software de calidad. La excelencia técnica es nuestra pasión.
To the World, from Bogotá.
Nuestro Equipo
Somos amigos de universidad que queríamos embarcarnos en una aventura juntos
Santiago Chaustre
Jose Dominguez
Juan Miguel Gomez
Nosotros queremos construir software de altísima calidad que sea bueno y tenga un impacto positivo en la sociedad y en la industria
Resumen Ejecutivo
Propuesta de Sistema Operativo para Fit Tec
Tras analizar las operaciones de Fit Tec, identificamos desafíos críticos que están limitando el crecimiento y eficiencia del negocio.
El Desafío Principal
6 cierres diarios manuales (2 sedes × 3 turnos) sin trazabilidad ni control centralizado. Cada cierre consume tiempo valioso y es propenso a errores.
Lo Que Descubrimos
Falta de visibilidad en tiempo real sobre ventas, inventario y estado financiero. Las decisiones estratégicas se toman sin datos consolidados ni históricos confiables.
El Impacto
Pérdida de tiempo operativo, errores en conciliaciones, oportunidades de negocio perdidas, y dificultad para escalar el negocio sin un sistema robusto.
El Problema
Fit Tec enfrenta un desafío operativo crítico que afecta su rentabilidad y crecimiento:
Resultado: Pérdida de tiempo operativo, errores en cierres, oportunidades de negocio perdidas por falta de información.
Desglose del Dolor Operativo
Fit Tec opera con 2 sedes y múltiples horarios, generando desafíos operativos diarios que requieren solución inmediata.
Cierres Diarios Complejos
6 cierres diarios (2 sedes × 2 horarios por sede) sin un sistema centralizado que facilite el proceso y garantice precisión
Control de Cuentas
Registro manual de ingresos y egresos (proveedores, arriendo, etc.) con adjuntos PDF dispersos y difíciles de auditar
Ventas por Ítem
Venta de productos (agua, licras, suplementos) sin trazabilidad clara ni reportes consolidados para toma de decisiones
Control Operativo Limitado
Falta de visibilidad en tiempo real sobre el estado del negocio, inventario básico y movimientos financieros
Nota importante: Sin integración DIAN en esta etapa (referencia: FacturaTech para el futuro)
Nuestra Propuesta: Arquitectura Modular
Proponemos un sistema que crece con el negocio, priorizando resolver el pain point crítico primero.
Enfoque por Fases
Implementación gradual que empieza con lo esencial: POS, cierres y control de cuentas. Cada fase construye sobre la anterior.
Escalabilidad Garantizada
Arquitectura diseñada para crecer: desde operación básica hasta analytics avanzado, notificaciones automáticas y formatos digitales.
Nota importante: Independientemente de la opción elegida, entregamos todo por fases para que puedan empezar a operar rápidamente con lo esencial mientras construimos el resto.
Módulos del Sistema
Componentes que se implementan progresivamente según las necesidades del negocio
1
Acceso y Permisos
Control de usuarios y roles para operar el sistema
2
POS y Ventas
Registro de transacciones, productos y cierres diarios
3
Gestión de Cuentas
Ingresos, egresos, proveedores con adjuntos
4
Clientes y Membresías
Base de datos de clientes, planes y renovaciones
5
Reportes y Analytics
Dashboards, KPIs y análisis de tendencias
6
Formatos Digitales
Valoraciones, seguimiento y documentación digital
Roadmap de Implementación
6 fases que construyen progresivamente sobre una base sólida
Fase 1: Core Operativo
POS, Cierres Diarios, Control de Cuentas
Fase 2: Clientes
Base de datos, membresías, renovaciones
Fase 3: Inventario
Control de stock, alertas, movimientos
Fase 4: Reportes
Dashboards, KPIs, análisis por sede
Fase 5: Notificaciones
WhatsApp, SMS, recordatorios automáticos
Fase 6: Formatos Digitales
Valoraciones, seguimiento, documentación
Cada fase se puede implementar de forma independiente según prioridades
Opción A: Notion + Retool
Solución rápida y económica usando herramientas no-code
Ventajas
Implementación rápida (4-6 semanas Fase 1)
Menor inversión inicial
Interfaces familiares y fáciles de usar
Workshop de uso incluido para capacitar al equipo
1 mes de soporte técnico incluido post-lanzamiento
Entrega por fases: puedes empezar a operar con Fase 1 mientras se implementan las siguientes
Limitaciones y Consideraciones
Dependencia total de Notion y Retool - si alguna plataforma cambia precios, políticas o discontinúa funcionalidades, el sistema se ve afectado
Límites de Notion: no es una base de datos transaccional real, puede tener problemas de rendimiento con muchos registros simultáneos
Límites de Retool: personalización de UI limitada, puede no verse tan "profesional" como software custom
Escalabilidad con techo: si el negocio crece mucho (ej: 10+ sedes), estas herramientas pueden quedarse cortas
Integraciones futuras limitadas: conectar con sistemas externos (ej: DIAN, pasarelas de pago avanzadas) puede ser complejo o imposible
Costos crecientes: a medida que se agregan usuarios y funcionalidades, las suscripciones mensuales aumentan
Soporte continuo: mensualidad para soporte técnico de fallas. Funciones nuevas se cobran por separado.
Incluye: Workshop de capacitación, 1 mes de soporte técnico, y accesos completos al sistema. Mantenimiento continuo mediante mensualidad.
¿Qué es Notion?
Notion es una plataforma de productividad todo-en-uno que funciona como base de datos flexible, wiki y herramienta de colaboración.
Características Clave
Base de datos relacional con vistas personalizables
Interfaz intuitiva tipo hoja de cálculo/kanban/calendario
Colaboración en tiempo real para equipos
Adjuntos, comentarios y historial de cambios
Acceso desde web, móvil y escritorio
Para Fit Tec
Almacenaría toda la información: cierres, cuentas, clientes, inventario
Equipos pueden ver y actualizar datos en tiempo real
Historial completo de todas las transacciones
Fácil de usar, no requiere entrenamiento técnico extenso
¿Qué es Retool?
Retool es una plataforma low-code para construir aplicaciones internas rápidamente, conectando bases de datos con interfaces personalizadas.
Características Clave
Constructor visual de interfaces (arrastrar y soltar)
Se conecta a cualquier base de datos o API
Componentes pre-construidos (tablas, formularios, gráficos)
Lógica de negocio con JavaScript
Control de permisos y roles de usuario
Para Fit Tec
Crearía las interfaces de POS, cierres y reportes
Se conecta directamente a Notion como base de datos
Paneles de control personalizados por rol (admin, cajero, gerente)
Aplicación web adaptable para usar en cualquier dispositivo
Costos Mensuales: Notion + Retool
Estimado de suscripciones mensuales para operación
$8-10 USD
Notion Team
Por usuario/mes. Para 5-8 usuarios: ~$50-80 USD/mes (~$200,000-320,000 COP/mes)
$10-50 USD
Retool
Por usuario/mes según plan. Para 5-8 usuarios: ~$50-400 USD/mes (~$200,000-1,600,000 COP/mes)
~$500k COP
Total Estimado Mensual
Rango: $400,000-2,000,000 COP/mes dependiendo del número de usuarios y plan de Retool
Nota: Precios aproximados en USD convertidos a COP. Los costos finales dependen del número exacto de usuarios y plan seleccionado. Estos son costos operativos recurrentes.
Opción B: Software a Medida
Solución personalizada con control total y máxima flexibilidad
Ventajas
Control total sobre funcionalidades
Escalabilidad ilimitada
Integración nativa con cualquier servicio
Propiedad completa del código fuente
Workshop de uso incluido para capacitar al equipo
1 mes de soporte técnico incluido post-lanzamiento
Código fuente y accesos completos entregados
Entrega por fases: puedes empezar a operar con Fase 1 mientras se desarrollan las siguientes
Consideraciones y Compromiso
Mayor inversión inicial: requiere un presupuesto más alto desde el inicio
Mayor tiempo de desarrollo: 3-6 meses en total dependiendo del alcance completo
Requiere mantenimiento técnico: errores, actualizaciones de seguridad, mejoras continuas necesitan soporte de desarrollo
Costos de infraestructura: hosting, bases de datos, servicios de terceros (SMS, correo electrónico, almacenamiento)
Curva de aprendizaje: aunque se diseñe de forma intuitiva, es un sistema nuevo que el equipo debe adoptar
Costo de mantenimiento continuo: servidor, actualizaciones de seguridad, y soporte técnico
Funciones nuevas o cambios en el core requieren revisión y cotización adicional
Incluye: Workshop de capacitación, 1 mes de soporte técnico, código fuente completo y accesos. Mantenimiento y nuevas funcionalidades se cotizan según alcance.
Demo Interactivo: Visualiza la Experiencia
Prototipo no funcional para ilustrar el concepto
Para ayudarles a visualizar cómo funcionaría el sistema, hemos creado un demo interactivo que muestra la experiencia de usuario propuesta.
https://fit-tec-vision.lovable.app
Sobre este Demo
Es un prototipo visual creado por nuestro equipo
No es funcional (no procesa datos reales)
Muestra el flujo de usuario y diseño conceptual
La UI final se adaptará según feedback y necesidades específicas
Qué Puedes Explorar
Interfaz de punto de venta (POS)
Dashboard de métricas y reportes
Flujo de cierre de caja
Navegación entre módulos del sistema
Este demo es una herramienta de comunicación para alinear expectativas. El producto final será desarrollado según los requerimientos específicos de Fit Tec.
¿Qué Incluye el Software a Medida?
Stack tecnológico y componentes de la solución custom
Desarrollo completo de aplicación web moderna con las mejores prácticas de la industria.
Frontend Web App
TypeScript + React - Interfaz moderna, responsive y rápida. PWA para funcionar como app móvil.
Backend & API
Golang - API REST segura, escalable y de alto rendimiento para todas las operaciones.
Base de Datos
PostgreSQL - Base de datos relacional robusta con backups automáticos y alta disponibilidad.
Autenticación & Seguridad
Sistema de roles y permisos, encriptación, auditoría de acciones, cumplimiento de estándares.
Hosting & DevOps
AWS, Unicloud u otras opciones (revisamos costos) - Infraestructura escalable, monitoreo 24/7, CI/CD para actualizaciones.
Integraciones
APIs para WhatsApp Business, SMS, email, y preparado para futuras integraciones (DIAN, pagos).
Código Fuente y Accesos
Propiedad completa del código fuente, accesos a repositorios, documentación técnica y todos los recursos a convenir.
Comparación de Opciones
Ambas opciones son viables - la elección depende de prioridades: velocidad vs. control
Inversión y Costos
Desglose de inversión inicial
Opción A: Notion + Retool
$7M
Inversión total del proyecto
Opción B: Software a Medida
$30M
Inversión total del proyecto
Los costos operativos mensuales (suscripciones para Opción A, mantenimiento para Opción B) se discutirán y negociarán por separado.
Consideraciones Importantes
Canales de Notificación
Definir prioridad: WhatsApp Business API, SMS, email o notificaciones push
Integración DIAN
No incluida en Fase 1. Referencia futura: FacturaTech u otro proveedor certificado
Capacitación de Usuarios
Incluida en ambas opciones. Sesiones presenciales + material de apoyo
Soporte Post-Lanzamiento
30 días de soporte incluido, luego plan de mantenimiento mensual
Soporte y Mantenimiento
Ambas opciones incluyen workshop de capacitación y 1 mes de soporte técnico. Mantenimiento continuo mediante mensualidad. Nuevas funcionalidades se cotizan por separado.
Estos puntos requieren validación antes de iniciar implementación
Siguientes Pasos
Esta es una propuesta inicial con estimados de alcance y costos. Una vez seleccionada la opción preferida, elaboraremos una propuesta formal detallada.
01
Workshop de Definición
Sesión de 2-3 horas para:
Validar requerimientos detallados
Resolver decisiones abiertas (notificaciones, permisos, reportes)
Definir prioridades del MVP Fase 1
02
Selección de Camino (A o B)
Decisión basada en:
Presupuesto disponible
Urgencia de implementación
Visión de crecimiento futuro
Apetito por riesgo técnico
03
Propuesta Formal
Documento detallado con:
Alcance específico acordado
Cronograma detallado según opción elegida
Costos finales y términos de pago
SLAs y garantías
04
Kick-off e Implementación
Inicio del proyecto:
Cronograma depende de la opción: 4-6 semanas (A) u 8-12 semanas (B) para Fase 1
Puntos de validación semanales
Entrega incremental por módulos
Importante: Los tiempos y costos presentados son estimados iniciales. La propuesta formal incluirá valores definitivos una vez validado el alcance completo.