Propuesta Fit Tec

Sistema Operativo: POS, Cierres, Cuentas, Agenda y Suscripciones

Wogo: Quiénes Somos

Somos tres ingenieros apasionados que construyen software de altísima calidad hecho a la medida. Ofrecemos diseño, desarrollo, implementación y evolución de software para empresas pequeñas y medianas en Colombia.

Nuestra misión: demostrar que en Colombia sí se crea software de calidad. La excelencia técnica es nuestra pasión.

To the World, from Bogotá.

Nuestro Equipo

Somos amigos de universidad que queríamos embarcarnos en una aventura juntos

Santiago Chaustre

Jose Dominguez

Juan Miguel Gomez

Nosotros queremos construir software de altísima calidad que sea bueno y tenga un impacto positivo en la sociedad y en la industria

Resumen Ejecutivo

Propuesta de Sistema Operativo para Fit Tec

Tras analizar las operaciones de Fit Tec, identificamos desafíos críticos que están limitando el crecimiento y eficiencia del negocio.

El Desafío Principal

6 cierres diarios manuales (2 sedes × 3 turnos) sin trazabilidad ni control centralizado. Cada cierre consume tiempo valioso y es propenso a errores.

Lo Que Descubrimos

Falta de visibilidad en tiempo real sobre ventas, inventario y estado financiero. Las decisiones estratégicas se toman sin datos consolidados ni históricos confiables.

El Impacto

Pérdida de tiempo operativo, errores en conciliaciones, oportunidades de negocio perdidas, y dificultad para escalar el negocio sin un sistema robusto.

El Problema

Fit Tec enfrenta un desafío operativo crítico que afecta su rentabilidad y crecimiento:

Desglose del Dolor Operativo

Fit Tec opera con 2 sedes y múltiples horarios, generando desafíos operativos diarios que requieren solución inmediata.

Cierres Diarios Complejos

6 cierres diarios (2 sedes × 2 horarios por sede) sin un sistema centralizado que facilite el proceso y garantice precisión

Control de Cuentas

Registro manual de ingresos y egresos (proveedores, arriendo, etc.) con adjuntos PDF dispersos y difíciles de auditar

Ventas por Ítem

Venta de productos (agua, licras, suplementos) sin trazabilidad clara ni reportes consolidados para toma de decisiones

Control Operativo Limitado

Falta de visibilidad en tiempo real sobre el estado del negocio, inventario básico y movimientos financieros

Nuestra Propuesta: Arquitectura Modular

Proponemos un sistema que crece con el negocio, priorizando resolver el pain point crítico primero.

Enfoque por Fases

Implementación gradual que empieza con lo esencial: POS, cierres y control de cuentas. Cada fase construye sobre la anterior.

Escalabilidad Garantizada

Arquitectura diseñada para crecer: desde operación básica hasta analytics avanzado, notificaciones automáticas y formatos digitales.

Módulos del Sistema

Componentes que se implementan progresivamente según las necesidades del negocio

1

Acceso y Permisos

Control de usuarios y roles para operar el sistema

2

POS y Ventas

Registro de transacciones, productos y cierres diarios

3

Gestión de Cuentas

Ingresos, egresos, proveedores con adjuntos

4

Clientes y Membresías

Base de datos de clientes, planes y renovaciones

5

Reportes y Analytics

Dashboards, KPIs y análisis de tendencias

6

Formatos Digitales

Valoraciones, seguimiento y documentación digital

Roadmap de Implementación

6 fases que construyen progresivamente sobre una base sólida

Fase 1: Core Operativo

POS, Cierres Diarios, Control de Cuentas

Fase 2: Clientes

Base de datos, membresías, renovaciones

Fase 3: Inventario

Control de stock, alertas, movimientos

Fase 4: Reportes

Dashboards, KPIs, análisis por sede

Fase 5: Notificaciones

WhatsApp, SMS, recordatorios automáticos

Fase 6: Formatos Digitales

Valoraciones, seguimiento, documentación

Cada fase se puede implementar de forma independiente según prioridades

Opción A: Notion + Retool

Solución rápida y económica usando herramientas no-code

Ventajas

  • Implementación rápida (4-6 semanas Fase 1)
  • Menor inversión inicial
  • Interfaces familiares y fáciles de usar
  • Workshop de uso incluido para capacitar al equipo
  • 1 mes de soporte técnico incluido post-lanzamiento
  • Entrega por fases: puedes empezar a operar con Fase 1 mientras se implementan las siguientes

Limitaciones y Consideraciones

  • Dependencia total de Notion y Retool - si alguna plataforma cambia precios, políticas o discontinúa funcionalidades, el sistema se ve afectado
  • Límites de Notion: no es una base de datos transaccional real, puede tener problemas de rendimiento con muchos registros simultáneos
  • Límites de Retool: personalización de UI limitada, puede no verse tan "profesional" como software custom
  • Escalabilidad con techo: si el negocio crece mucho (ej: 10+ sedes), estas herramientas pueden quedarse cortas
  • Integraciones futuras limitadas: conectar con sistemas externos (ej: DIAN, pasarelas de pago avanzadas) puede ser complejo o imposible
  • Costos crecientes: a medida que se agregan usuarios y funcionalidades, las suscripciones mensuales aumentan
  • Soporte continuo: mensualidad para soporte técnico de fallas. Funciones nuevas se cobran por separado.

¿Qué es Notion?

Notion es una plataforma de productividad todo-en-uno que funciona como base de datos flexible, wiki y herramienta de colaboración.

Características Clave

  • Base de datos relacional con vistas personalizables
  • Interfaz intuitiva tipo hoja de cálculo/kanban/calendario
  • Colaboración en tiempo real para equipos
  • Adjuntos, comentarios y historial de cambios
  • Acceso desde web, móvil y escritorio

Para Fit Tec

  • Almacenaría toda la información: cierres, cuentas, clientes, inventario
  • Equipos pueden ver y actualizar datos en tiempo real
  • Historial completo de todas las transacciones
  • Fácil de usar, no requiere entrenamiento técnico extenso

¿Qué es Retool?

Retool es una plataforma low-code para construir aplicaciones internas rápidamente, conectando bases de datos con interfaces personalizadas.

Características Clave

  • Constructor visual de interfaces (arrastrar y soltar)
  • Se conecta a cualquier base de datos o API
  • Componentes pre-construidos (tablas, formularios, gráficos)
  • Lógica de negocio con JavaScript
  • Control de permisos y roles de usuario

Para Fit Tec

  • Crearía las interfaces de POS, cierres y reportes
  • Se conecta directamente a Notion como base de datos
  • Paneles de control personalizados por rol (admin, cajero, gerente)
  • Aplicación web adaptable para usar en cualquier dispositivo

Costos Mensuales: Notion + Retool

Estimado de suscripciones mensuales para operación

$8-10 USD

Notion Team

Por usuario/mes. Para 5-8 usuarios: ~$50-80 USD/mes (~$200,000-320,000 COP/mes)

$10-50 USD

Retool

Por usuario/mes según plan. Para 5-8 usuarios: ~$50-400 USD/mes (~$200,000-1,600,000 COP/mes)

~$500k COP

Total Estimado Mensual

Rango: $400,000-2,000,000 COP/mes dependiendo del número de usuarios y plan de Retool

Opción B: Software a Medida

Solución personalizada con control total y máxima flexibilidad

Ventajas

  • Control total sobre funcionalidades
  • Escalabilidad ilimitada
  • Integración nativa con cualquier servicio
  • Propiedad completa del código fuente
  • Workshop de uso incluido para capacitar al equipo
  • 1 mes de soporte técnico incluido post-lanzamiento
  • Código fuente y accesos completos entregados
  • Entrega por fases: puedes empezar a operar con Fase 1 mientras se desarrollan las siguientes

Consideraciones y Compromiso

  • Mayor inversión inicial: requiere un presupuesto más alto desde el inicio
  • Mayor tiempo de desarrollo: 3-6 meses en total dependiendo del alcance completo
  • Requiere mantenimiento técnico: errores, actualizaciones de seguridad, mejoras continuas necesitan soporte de desarrollo
  • Costos de infraestructura: hosting, bases de datos, servicios de terceros (SMS, correo electrónico, almacenamiento)
  • Curva de aprendizaje: aunque se diseñe de forma intuitiva, es un sistema nuevo que el equipo debe adoptar
  • Costo de mantenimiento continuo: servidor, actualizaciones de seguridad, y soporte técnico
  • Funciones nuevas o cambios en el core requieren revisión y cotización adicional

Demo Interactivo: Visualiza la Experiencia

Prototipo no funcional para ilustrar el concepto

Para ayudarles a visualizar cómo funcionaría el sistema, hemos creado un demo interactivo que muestra la experiencia de usuario propuesta.

https://fit-tec-vision.lovable.app

Sobre este Demo

  • Es un prototipo visual creado por nuestro equipo
  • No es funcional (no procesa datos reales)
  • Muestra el flujo de usuario y diseño conceptual
  • La UI final se adaptará según feedback y necesidades específicas

Qué Puedes Explorar

  • Interfaz de punto de venta (POS)
  • Dashboard de métricas y reportes
  • Flujo de cierre de caja
  • Navegación entre módulos del sistema

¿Qué Incluye el Software a Medida?

Stack tecnológico y componentes de la solución custom

Desarrollo completo de aplicación web moderna con las mejores prácticas de la industria.

Frontend Web App

TypeScript + React - Interfaz moderna, responsive y rápida. PWA para funcionar como app móvil.

Backend & API

Golang - API REST segura, escalable y de alto rendimiento para todas las operaciones.

Base de Datos

PostgreSQL - Base de datos relacional robusta con backups automáticos y alta disponibilidad.

Autenticación & Seguridad

Sistema de roles y permisos, encriptación, auditoría de acciones, cumplimiento de estándares.

Hosting & DevOps

AWS, Unicloud u otras opciones (revisamos costos) - Infraestructura escalable, monitoreo 24/7, CI/CD para actualizaciones.

Integraciones

APIs para WhatsApp Business, SMS, email, y preparado para futuras integraciones (DIAN, pagos).

Código Fuente y Accesos

Propiedad completa del código fuente, accesos a repositorios, documentación técnica y todos los recursos a convenir.

Comparación de Opciones

Inversión y Costos

Desglose de inversión inicial

Opción A: Notion + Retool

$7M

Inversión total del proyecto

Opción B: Software a Medida

$30M

Inversión total del proyecto

Consideraciones Importantes

Canales de Notificación

Definir prioridad: WhatsApp Business API, SMS, email o notificaciones push

Integración DIAN

No incluida en Fase 1. Referencia futura: FacturaTech u otro proveedor certificado

Capacitación de Usuarios

Incluida en ambas opciones. Sesiones presenciales + material de apoyo

Soporte Post-Lanzamiento

30 días de soporte incluido, luego plan de mantenimiento mensual

Soporte y Mantenimiento

Ambas opciones incluyen workshop de capacitación y 1 mes de soporte técnico. Mantenimiento continuo mediante mensualidad. Nuevas funcionalidades se cotizan por separado.

Siguientes Pasos

Esta es una propuesta inicial con estimados de alcance y costos. Una vez seleccionada la opción preferida, elaboraremos una propuesta formal detallada.

01

Workshop de Definición

Sesión de 2-3 horas para:

  • Validar requerimientos detallados
  • Resolver decisiones abiertas (notificaciones, permisos, reportes)
  • Definir prioridades del MVP Fase 1
02

Selección de Camino (A o B)

Decisión basada en:

  • Presupuesto disponible
  • Urgencia de implementación
  • Visión de crecimiento futuro
  • Apetito por riesgo técnico
03

Propuesta Formal

Documento detallado con:

  • Alcance específico acordado
  • Cronograma detallado según opción elegida
  • Costos finales y términos de pago
  • SLAs y garantías
04

Kick-off e Implementación

Inicio del proyecto:

  • Cronograma depende de la opción: 4-6 semanas (A) u 8-12 semanas (B) para Fase 1
  • Puntos de validación semanales
  • Entrega incremental por módulos